PORTAL DE FORNECEDORES

Na página inicial do Portal do Fornecedor clique em “Acessar”.

Aparecerá a tela de Login e você terá que digitar o seu Login (CNPJ ou CPF), sua senha e clicar novamente em “Acessar”.

Após fazer Login no Portal, acesse o Menu “Perfil” e clique em “Modificar perfil”.

Aparecerá um formulário para que você possa alterar seus dados. Os dados CNPJ/CPF não poderão ser alterados, os dados Municipio e UF só poderão ser atualizados pelo seu cliente . Após alterar os dados desejados, clique em “Enviar” e as atualizações serão realizadas em nosso banco de dados.

Na página inicial do Portal do Fornecedor clique em “Acessar”.

Aparecerá a tela de login e você terá que digitar o seu CPNJ ou CPF e clicar em “Esqueci minha senha”.

Após clicar em “Esqueci minha senha” sua senha será enviada para o e-mail cadastrado.

Após fazer Login no Portal, selecione a opção desejada “NFSE” ou “Diversos”.

Aparecerá uma tela onde você poderá realizar o UPLOAD das suas Notas Fiscais de Serviços (NFSe) ou Documentos Diversos.

Você pode fazer UPLOAD de até 25 arquivos, em uma única operação de upload.

Você poderá selecionar os arquivos de Notas Fiscais de Serviços ou Documentos Diversos desejados, e arrastar para dentro do Portal.

Ou você poderá clicar na setinha amarela, irá abrir o Explorer do Windows, e você deverá selecionar os arquivos de Notas Fiscais de Serviços ou Documentos Diversos desejados e clicar em “Abrir”.

Importante: Utilizar apenas arquivos em formato PDF para realizar o UPLOAD no Portal.

Após selecionar ou arrastar os arquivos, aguarde até que todos os arquivos sejam carregados e clique em “Avançar”

Será gerado um único número Protocolo para todos arquivos carregados.

Esses arquivos serão listados dentro de um formulário (card), para que seja possível inserir algumas informações importantes para a identificação do Documento Fiscal.

Para cada arquivo de Nota de Serviço ou Documento Diverso listado, você deverá clicar em “Editar”

Após clicar em “Editar”, o formulário (card) será
aberto para que as informações complementares
da Nota sejam preenchidas, conforme abaixo:
Para NFSe – NF de Serviço

• Número da Nota;
• Série;
• Solicitante do Serviço;
• Área do Solicitante;
• Data de Vencimento;
• Data de Emissão;
• UF de Prestação;
• Município de Prestação;
• Nome Responsável pelo Upload;
• Área Responsável pelo Upload;
• Boletim de Medição - vide orientações(*)
• Código de Verificação - vide orientações (**);

Após o Preenchimento de todas as Informações,
clique em “Salvar” e depois clique em
“Finalizar”

O Portal irá exigir o preenchimento das
informações obrigatórias!

(*) Caso você precise relacionar um Boletim de
Medição (BM) à sua nota fiscal de serviços, você
deverá:

Criar o BM, conforme as orientações detalhadas
na Aba Boletim de Medição;
Aguardar a análise do BM;
Aguardar o e-mail notificando que você poderá
emitir sua nota de serviços
Após cumpridas todas estas etapas você poderá
fazer upload da nota de fiscal de serviços.

(**) Orientações sobre o Código de Verificação:
Este campo possui preenchimento obrigatório.
Deverá ser preenchido sem pontos ou traços:

Caso não utilize o Boletim de Medição, será necessário remover a marcação de Boletim de Medição e utilizar a funcionalidade Selecionar Ordens, esta listará as ordens disponíveis para o fornecedor logado x cliente informado no CARD. Se em seu cadastro for OBRIGATÓRIO o uso de Boletim você não conseguirá finalizar o CARD sem o Boletim

Caso o Upload da Nota foi realizado Fora do Prazo de Fechamento determinado pelo seu cliente, será exibido um “WARNING” na tela,  o documento poderá ser finalizado mesmo fora do prazo ou bloqueado no Portal, não sendo possível finaliza-lo.

Essa ação vai depender da política interna do seu cliente e a parametrização que foi realizada no Portal de Fornecedores

Para Documentos Diversos de Serviços

• Número da Nota;
• Série;
• Solicitante do Serviço;
• Área do Solicitante;
• Data de Emissão;
• Data de Vencimento;
• Tipo de Documento;
• Nome Responsável pelo Upload;
• Area Responsável pelo Upload;
• Seleção de Ordem de Compra;

Após o Preenchimento de todas as Informações, clique em “Salvar” para salvar as informações do Pedido (Número e Linha OC) e depois clique em “Finalizar” 

O Portal irá exigir o preenchimento das informações obrigatórias!

Somente após a finalização de “todos” os Documentos de Notas de Serviços ou de Documentos Diversos que foram carregados no Portal, clique em “Próximo Passo”.

Após clicar em “Próximo Passo”, o processo de upload será finalizado, gerando um número de Protocolo e o status do protocolo do(s) seu(s) upload(s) será atribuído para:

• “Validação” caso as informações digitadas no CARD precisem passar pela validação do seu cliente, ou para
• “Finalizado” se a ação de validação pelo seu cliente não for necessária

O KEEPER - Portal de Fornecedores irá enviar o Protocolo Gerado para o e-mail cadastrado, referente ao último UPLOAD realizado.

• O Protocolo ficará com status “Em Preenchimento”, caso existam documentos que ainda não foram finalizados (com pendências de informações)

• O Protocolo só ficará com status “Finalizado” ou “Validação” se todos os documentos carregados foram finalizados.

• Caso o seu upload necessite passar por validação, o status ainda poderá ser alterado para “Ajuste” se o seu cliente identificar alguma correção, essa correção será realizada pelo próprio cliente, e só então depois da correção, o status será alterado para “Finalizado”
• Somente após a Finalização do Protocolo, ou seja, todos os CARDs finalizados, é que o Portal irá enviar os PDFs para conversão em XML e disponibilização no produto GSW Keeper do seu Cliente, para que seja feita a guarda desse documento e/ou Recebimento Fiscal.

Após fazer Login no Portal, acesse o Menu “Consultas” e clique em “NFSe” ou “Diversos de Serviços”

Será exibido uma Lista com todos os arquivos de Notas Fiscais de Serviços (NFSe) ou Documentos Diversos que já estão no Portal.

Os Documentos de Notas Fiscais de Serviços ou Diversos, cujo Protocolo tenha status “Finalizado”, poderão ser apenas visualizados.

Os Documentos de Notas Fiscais de Serviços ou Diversos, cujo Protocolo tenha status “Em Preenchimento”, poderão ser editados, finalizados ou até mesmo excluídos.

Nota: Essa Opção se aplica apenas para os Fornecedores com sede em Municípios com busca automática de NFSes que são realizadas através do consumo de WebService.

Após fazer Login no Portal, selecione a opção “NFSE”

Utilize os filtros da tela para selecionar a nota desejada, clique em: Pendente.

Após clicar em “Pendente”, o formulário (card) será aberto para que as informações complementares da Nota sejam preenchidas, conforme abaixo:
Para NFSe – NF de Serviço

• Série;
• Solicitante do Serviço;
• Área do Solicitante;
• Data de Vencimento;
• UF de Prestação;
• Município de Prestação do Serviço;
• Nome Responsável pelo Upload;
• Área Responsável pelo Upload;
• Boletim de Medição - vide orientações(*)

Após o Preenchimento de todas as Informações, clique em “Finalizar”

O Portal irá exigir o preenchimento das informações obrigatórias!

(*) Caso você precise relacionar um Boletim de Medição (BM) à sua nota fiscal de serviços, você deverá:

• Criar o BM, conforme as orientações detalhadas na Aba Boletim de Medição;
• Aguardar a análise do BM;
• Aguardar o e-mail notificando que você poderá emitir sua nota de serviços

Caso não utilize o Boletim de Medição, será necessário remover a marcação de Boletim de Medição e utilizar a funcionalidade Selecionar Ordens, esta listará as ordens disponíveis para o fornecedor logado x cliente informado no CARD. Se em seu cadastro for OBRIGATÓRIO o uso de Boletim você não conseguirá finalizar o CARD sem o Boletim

Após Finalizado, as informações digitadas serão vinculadas a Nota em questão e o status do Card será atribuído para:

• “Validação” caso as informações digitadas no CARD precisem passar pela validação do seu cliente, ou para;
• “Finalizado” se a ação de validação pelo seu cliente não for necessária

Após a finalização do CARD, as informações digitadas não poderão ser alteradas em função da integração com o ERP, porém, poderão ser visualizadas clicando no status atual da nota desejada.

Caso as informações digitadas precisem passar por validação, o status ainda poderá ser alterado para “Ajuste” se o seu cliente identificar alguma correção, essa correção será realizada pelo próprio cliente , e só então depois da correção, o status será alterado para “Finalizado”

Boletins de Medição: o Fornecedor utiliza o Portal para criar boletins de medição que, depois de aprovados pelo cliente, são vinculados a nota fiscal de serviço com o objetivo de facilitar a análise e recebimento fiscal.

Após fazer Login no Portal, selecione a opção “BOLETIM DE MEDIÇÃO”.

Ou então, pelo menu CONSULTAS chamar a opção de BOLETIM DE MEDIÇÃO.

Para criar um  novo, na tela de listagem de Documentos | Boletins de Medição, clicar no botão Novo (+)

Preencher os campos do Boletim de Medição relacionados a seguir e clicar no botão Salvar BM:

• CNPJ Cliente *;
• Período de Medição - Início*;
• Período de Medição - Fim*;
• Solicitante *;
• Observações.

A obrigatoriedade do preenchimento das informações acima é parametrizada no Portal pelo seu cliente e são indicadas com asterisco (*).

Preencher cada linha do Boletim de Medição e clicar no botão Salvar Item. Os campos a serem preenchidos são os seguintes:

• Linha: número da linha do boletim

Descrição: breve texto descritivo

Após salvar a linha, clicar no botão (+) com a legenda de incluir OCs / Linhas, localizado na coluna de ações das linhas do boletim de medição.

Na tela de Selecionar Ordens, marcar uma (ou mais) linha(s) da ordem de serviço correspondente(s) a linha selecionada do boletim e clicar no botão Salvar.

Importante: Caso você tenha como informação o projeto no qual está trabalhando, é necessário você observar se a Ordem de Compra selecionada está referenciando o projeto correto. Caso não esteja, entrar em contato com o seu cliente.

Na coluna de ações dos itens da linha do boletim de medição, clicar no botão de editar (ícone do lápis) para editar o valor do campo "QTD Boletim" com a quantidade consumida da respectiva ordem de compra/linha selecionada e clicar no botão Salvar Item, também na coluna de Ações.

Utilizar o botão de Upload Doc. Complementar sempre que você desejar complementar as informações referentes ao Boletim de Medição e que possa evidenciar informações ao cliente, para que ele tenha melhores condições de análise e aprovação.

O arquivo de informações complementares é único e opcional.

Clicar no botão "ENVIAR PARA APROVAÇÃO >>>" Esta ação irá gerar um e-mail automático do Portal para usuário aprovador do seu Boletim de Medição.
Assim que o seu Boletim de Medição (BM) for analisado, você irá receber um e-mail de notificação, constando a aprovação ou reprovação do BM, que é identificado pelo número do BM.
Caso for aprovado você poderá emitir a sua nota fiscal de serviços.
Caso reprovado, você pode editar seu BM para submetê-lo novamente.
Se necessário entrar em contato com a Área Fiscal do cliente.

Após o envio para aprovação seu Boletim ficará com status “Em Análise”, quando aprovado você receberá um e-mail. Sendo o Boletim aprovado você poderá utilizá-lo na finalização do CARD de seu documento seja ele NFSe de Busca Automática, NFSe Upload ou Documentos Diversos de Serviços.